Gente les dejo unos trucos para word, algunos son conocidos, otros no. Dejo un PDF donde estan estos trucos y hay de excel y de frontpage y powerpoint, access, outlook, espero les sirva. Saludos
1. Personalizar las diferentes barras y los menús de herramientas.
Una de las novedades de “Office 2000” son las órdenes autoajustables: tanto en las barras de
trabajo como en los menús, las órdenes más utilizadas por el usuario se van situando en la
zona más visible, para acceder a ellas de forma rápida. Este sistema suel exigir un ajuste,
pues muchos usuarios prefieren tener ciertas herramientas a la vista, aunque no sean las más
utilizadas.
Para personalizar los menús, se deben seguir los siguientes pasos:
a) En el menú Herramientas, elegir Personalizar.
b) Pinchar en la solapa Opciones.
c) Si no se quiere utilizar el autoajuste, desactivar la marca “Mostrar en los menús primero los
comandos usados recientemente”.
Para ver todas las órdenes disponibles, es necesario marcar la casilla “Mostrar menús
completos transcurridos unos segundos”.
Si no se quiere que las barras Formato y Estándar compartan una fila, hay que desactivar
también la casilla donde se menciona ésta circunstancia.
Para personalizar las barras de herramientas hay que realizar una serie de pasos:
d) Pinchar en la flecha que aparece al final de la barra.
e) Seleccionar “Agregar o quitar Botones”.
f) Marcar o desmarcar las herramientas para elegir sólo las necesarias, o las más útiles.
2. Mover herramientas de una barra a otra.
El truco anterior permite personalizar las barras. Sin embargo, existe un método muy útil para
situar un icono dentro de otra barra distinta. De esta manera, si se utilizan muchos iconos de
una barra y pocos de otra, se pueden trasvasar a esta última, para tenerlos a mano. Basta
con pulsar la tecla ALT y arrastrarlo fuera de la misma.
3. Proteger la suite de los virus.
Los virus de macro son cada vez más populares. “Office 2000” permite utilizar un antivirus que
se ejecuta antes de abrir un proyecto. No todos los antivirus son compatibles “Office 2000”.
Para comprobarlo, una vez instalado el antivirus –preferiblemente, antes de instalar la suitehay
que pinchar en el menú Herramientas, apartado Macro, orden Seguridad. Si el antivirus no
es reconocido, aparece el mensaje “No hay ningún antivirus instalado”. Conviene buscar una
versión más actualizada o esperar unas semanas, pues todos los grandes antivirus serán
compatibles “Office 2000”.
4. Los borrados ocultos de la instalación.
Durante el proceso de Instalación, se ejecuta un programa de optimización del sistema que
borra versiones antiguas de “Office” y ficheros del sistema operativo que no se utilizan. Estos
son los archivos eliminados:
· Versiones 4.x, 96 y 97 de “Office”.
· Versiones 97 y 98 de “Outlook”, pero deja intacto “Outlook Express”.
· “Microsoft Team Manager”.
· Versiones 1.1, 97 y 98 de “Frontpage”.
· Versiones 2.0, 95, 97 y 98 de “Publisher”.
· Instalaciones incompletas.
· Ficheros que comienzan por la tilde
· Ficheros temporales contenidos en los directorios WINDOWS/TEMP y /TMP.
5. Etiquetas personalizadas.
Una de las tareas más comunes de los procesadores de textos es escribir cartas y etiquetas.
Resulta muy frecuente, sobre todo si se trata de enviar cartas publicitarias o crear pegatinas
para archivar una colección, utilizar muchas etiquetas con un texto fijo, por ejemplo “Colección
personal de libros”, y un texto variable, referente a cada libro o dirección en particular. “Word
2000” resuelve este problema de forma más elegante que el “Office 97”.
a) En el menú Herramientas, hay que seleccionar la opción Combinar correspondencia.
b) El proceso se divide en tres pasos. Pinchar en la opción Crear del paso 1 y seleccionar
en el menú emergente la opción Etiquetas postales. A la siguiente pregunta, pinchar en
“Ventana Activa” para utilizar el documento actual.
c) Ahora se pone en marcha el paso 2: pinchar en Obtener Datos y elegir Crear Origen
de Datos.
d) En la nueva ventana, deben especificarse los campos –nombre, dirección, etc.- que se
van a añadir a la etiqueta. Para ello, se eliminan de la lista “Campos en el Registro Inicial”
los que no sirven, pinchando en cada uno de ellos y activando el botón Quitar Campo. Si
se quiere añadir un campo que no existe, basta con escribir su nombre en la casilla
“Nombre de campo” y pulsar el botón Agregar Campo. Para realizar etiquetas de una
colección de libro, por ejemplo, se eliminan todos los campos excepto “Título” y se añaden
los campos “Número” y “Autor”. Con las fechas rotuladas como “Mover” se puede subir o
bajar los campos en la lista para ordenarlos.
e) Al pulsar en Aceptar, “Word 2000” pide un nombre para guardar estos datos, por
ejemplo: Etiquetas.doc. En la siguiente ventana, pulsar en “Establecer documento
principal”.
f) Llega el momento de elegir el tipo de etiqueta. Se puede seleccionar una de las que
ofrece Word, o crear un tamaño nuevo con el botón “Nueva etiqueta”. Hay que elegir esto
último.
g) En la nueva ventana, se puede definir el tamaño exacto de la pegatina.
h) Tras aceptar los cambios, enseguida de abre la ventana Crear etiquetas. Aquí se
puede escribir el texto fijo, que aparece en todas –por ejemplo, “Colección de Libros”– e
insertar los campos en el sitio elegido seleccionándolos de la lista “Insertar campo de
combinación”.
i) Pinchar en el botón Modificar del paso 2 para rellenar los campos, es decir, los
números, los títulos y autores de todos los libros. Pulsar en Agregar nuevo para añadir otro
libro y en Aceptar cuando se haya introducido toda la biblioteca.
j) En el menú Herramientas, pulsar Combinar Correspondencia y elegir el botón
Combinar del Paso 3. Aquí se puede elegir si se combinan los datos en el documento o van
directamente a la impresora, así como los espacios entre registros y demás opciones de
formateo.
k) Una vez creadas, el usuario puede elegir el tipo letra, tamaño y demás opciones
personales.
6. Crear una página Web con texto deslizante, vídeo y música en cinco minutos.
“Word 2000” maneja todos los documentos en formato HTML dinámico. Esto permite añadir
elementos multimedia de una manera sencilla.
Preparar una página Web:
a) En el menú Archivo, pinchar en Nuevo y seleccionar el documento "Página Web".
También se puede abrir uno viejo y guardarlo con la opción "Página Web" de la orden
"Guardar como" para transformarlo en página Web.
b) En el menú Ver, entrar en Barra de Herramientas y activar la barra Herramientas Web.
c) En el menú Ver, activar el modo vista Diseño Web.
Añadir texto deslizante:
d) Situar el cursor donde se quiere mostrar el texto y pinchar el icono "Desplazar texto"
dentro de la barra de Herramientas Web.
e) Aparece una ventana donde se puede elegir la velocidad, la dirección, el color, etc.
Aquí también se teclea el texto que se va a deslizar por la pantalla.
Añadir un vídeo:
f) Pinchar en el icono Película de las Herramientas Web y seleccionar un vídeo
almacenado en el disco duro. "Word 2000" acepta películas en formato AVI, Quick
Time y MPEG.
g) En Opciones de reproducción se puede ordenar que el vídeo se reproduzca cuando se
abra la página, al pasar el cursor por encima, o en ambos casos.
Añadir música de fondo.
h) Hay que situar el cursor al principio del documento, para que se active la música nada
más abrirlo. Para ello, pulsar las teclas CTRL.+INICIO.
i) Pinchar en Sonido de las Herramientas Web y buscar una canción en el disco duro con
el botón Examinar.
j) Al pulsar en Aceptar, el vídeo, la música y el texto deslizante se reproducen de forma
simultánea.
7. Cómo crear una página con frames.
"Word 2000" permite diseñar un documento formado por varias páginas Web o textos
diferentes, en diversos cuadros, accesibles de forma independiente. De esta manera, puede
permanecer fijo el título del documento, por ejemplo, mientras el usuario lee y se desplaza por
el resto de textos asociados.
Crear un documento con frames:
a) En Archivo, seleccionar la orden Nuevo y la opción Página Web, dentro de la solapa
General.
b) En el menú Formato, seleccionar la orden Marcos y Nueva página de Marcos.
c) Situar el cursor en el lugar donde se va a situar el marco, y pulsar en el botón
adecuado -Marco a la izquierda, derecha, arriba y abajo-. Si es necesario, arrastrar los
bordes para ajustar el tamaño.
Añadir contenido a cada marco:
d) Poner el cursor en el marco y pinchar en el icono Propiedades del Marco de la Barra
de Marcos.
e) En la ventana que aparece, indicar la página Web o el documento que se cargará en el
mencionado marco. También se puede cambiar el color del borde, el tamaño y la
presentación.
8. Dibujar una tabla a mano alzada.
La gestión de las tablas se ha mejorado mucho en esta última versión. La herramienta más
práctica es la creación de tablas a mano alzada, como si se dibujasen con un lápiz. Los pasos
son los siguientes:
a) En el menú Tabla, seleccionar Dibujar tabla.
b) Crear las celdas a mano alzada, pintando rayas verticales y horizontales. Para ajustar
el tamaño de las celdas creadas, pinchar en los iconos "Distribuir filas uniformemente"
y "Distribuir columnas uniformemente".
c) Si se ha cometido un fallo, borrar las filas y/o columnas con el Borrador.
9. Texto alrededor de una tabla.
Ahora "Word 2000" permite rodear las tablas con el texto, de varias maneras diferentes. La
forma más sencilla de hacer esto consiste en pulsar el botón derecho del ratón encima de la
tabla y seleccionar la orden Propiedades de la Tabla. Elegir "Alrededor" en la casilla Ajuste de
Texto, e "Izquierda", "Centro" o "Derecha" en alineación. Para que esto sea posible, en el
menú Ver debe estar seleccionado el modo de vista Diseño de Impresión.
10. Mejorar la gestión de las páginas.
"Word 2000" incluye infinidad de retoques y nuevas opciones que no son fáciles de descubrir
a simple vista. Por ejemplo, ya no hace falta pulsar la tecla Enter repetidas veces para saltar
líneas al final de la última página. Basta con activar la orden Diseño de Impresión del menú
Ver y hacer un doble-clic en cualquier lugar de la página; el cursor se situará allí
inmediatamente.
De la misma forma, para dibujar una línea que ocupe toda la página, ya no es necesario
pulsar la tecla "-" más de cincuenta veces; es suficiente con hacerlo tres veces seguidas y
presionar Enter: la línea se dibuja automáticamente. Si se utilizan los caracteres "-" o "_"
aparece una línea simple. El signo "=" produce una línea doble. El asterisco "*" produce
pequeños cuadrados. El símbolo "#" crea una línea gruesa bordeada por dos líneas finas.
11. Imprimir 16 páginas en una sola hoja.
Para ahorrar espacio, crear páginas periodísticas o murales, a veces se requiere imprimir
varias páginas en una misma hoja de papel. "Office 2000" realiza esta tarea de forma sencilla:
a) Activar la orden imprimir del menú Archivo.
b) El segundo paso contará con la presencia de , en la zona inferior derecha de la
ventana, un recuadro llamado Zoom. Aquí puede seleccionarse el número de
páginas por hoja.
12. Cómo distribuir el texto en columnas iguales.
Cuando se crea un documento periodístico organizado en columnas, es fácil que el final del
texto no coincida con el final de la última columna. Para ajustar el mismo, de manera que
todas las columnas tengan el mismo tamaño, hay que realizar los siguientes pasos:
a) Activar el modo Diseño de Impresión en Ver.
Si el texto no se encuentra en columnas, pinchar en el icono Columnas de la barra Estándar y
elegir el número de columnas.
Situar el cursor al final de la última columna. Seleccionar la orden Salto del menú Insertar.
Seleccionar Continuo en la sección "Tipos de Salto de Sección" para ajustar el tamaño de las
columnas. Todas tendrán la misma longitud.
13. Atajos del teclado.
A muchos usuarios les cuesta abandonar el ratón para manipular el texto, pero los atajos del
teclado ahorran mucho tiempo. Una forma rápida de buscar una palabra determinada consiste
en pulsar la tecla CTRL. y la flechas Izquierda o Derecha. El cursor se irá desplazando
palabra por palabra. Si se pulsan las flechas Arriba o Abajo, el desplazamiento se produce de
párrafo en párrafo.
Otros atajos útiles son:
CTRL. + Inicio: ir al principio del documento.
CTRL. + Fin: desplazarse al final del documento.
CTRL. + Avpag: desplazarse al principio de la página siguiente.
CTRL. + Repag: desplazarse al principio de la página anterior.
En el caso de utilizar el ratón, basta con hacer un doble-clic en una palabra para
seleccionarla. Si se realiza un triple-clic, se selecciona todo el párrafo. Si se pincha a la
izquierda de una línea, fuera del margen, queda resaltada.
También es muy sencillo Cortar y Copiar texto sin utilizar los menús. Una vez seleccionado, el
corte se produce pinchando y arrastrando el texto hacia el lugar donde se quiere mover. Este
método es conocido por todo el mundo, pero no lo es tanto la copia del mismo, es decir, dejar
el original en su sitio y colocar una copia en otro sitio. Para llevar esto a cabo, hay que
mantener pulsada la tecla CTRL. antes de arrastrar.
Finalmente, a veces es necesario seleccionar partes de una palabra. Por defecto, "Word
2000" recoge palabras completas cuando se seleccionan varias al mismo tiempo. Para
permitir la selección de trozos de varias palabras, hay que pinchar en la orden Opciones del
menú Herramientas. En la solapa Edición, desactivar la casilla "Seleccionar automáticamente
la palabra completa".
14. Evitar el salto de línea.
A veces se requiere que dos o más palabras situadas al final de una línea aparezcan juntas,
por ejemplo "Doctor López" o "12 de abril". Cuando llega al final de la línea, "Word 2000" salta
automáticamente a la siguiente, partiendo expresiones de este tipo , pues es incapaz de
reconocerlas. Para evitar que esto se produzca, sólo hay que separar estas palabras con un
espacio en blanco especial que se activa con las teclas CTRL. + MAYUS + Barra Espaciadora.
15. Formato instantáneo.
En textos con muchos tipos de letras, resaltados, etc., es muy útil utilizar la opción de Copiar
Formato, desconocida por muchos usuarios. Para copiar un tipo y un tamaño de letra a otra
porción del texto :
Seleccionar una palabra con el formato que se quiere utilizar y pinchar en el icono Copiar
Formato -una brocha- de la barra Estándar.
Pinchar en la palabra destino del formato. Si se desea aplicarlo a una frase completa,
entonces hay que mantener pulsada la tecla CTRL. y pinchar en cualquier palabra de la
sentencia.
Si el formato se utiliza muy a menudo, es conveniente guardarlo como un estilo propio, para
poder aplicarlo en cualquier momento.
Pinchar en la palabra que tiene el formato que se quiere aplicar.
Pinchar en la casilla de estilo, situada en la parte izquierda de la barra de Formato. Borrar el
nombre que aparece -suele ser la palabra "Normal"- y escribir el nombre que se desea, por
ejemplo "Mi estilo". Presionar Enter. Cuando se quiera utilizar este formato en particular, basta
con seleccionar el texto y pinchar en "Mi estilo" en la mencionada casilla.
16. Generar la lista completa de comandos.
En anteriores trucos se han mencionado atajos de teclado. Para conocer todos los comandos
de "Word 2000", muchos de los cuales no aparecen en ningún menú, hay que realizar unas
acciones:
En el menú Herramientas, seleccionar la orden Macro, sección Macros.
En la lista desplegable "Macros en" de la ventana que aparece, seleccionar "Comandos de
Word".
Aparecerá una lista de macros en el cuadro principal de la ventana. Elegir la macro
"ListaDeComandos" y pulsar en el botón Ejecutar.
En el cuadro de diálogo que se muestra, pinchar en la casilla "Todos los comandos de Word".
Se mostrará la lista completa de órdenes.
17. Personalizar los atajos de teclado.
Si alguna combinación de teclas no nos gusta, o se quiere asignar una a funciones que no
disponen de ellas, es posible configurar el teclado:
En el menú Herramientas, seleccionar la orden Personalizar.
Pinchar en el botón Teclado. Aparecerá la ventana Personalizar Teclado.
Seleccionar la categoría de la orden, pinchar en el comando que se quiere utilizar y, en la
casilla "Nueva tecla de Método Abreviado" teclear la combinación de teclas que se desee
utilizar. Debe empezar por CTRL. o ALT. Es posible utilizar más de dos teclas. También debe
elegirse donde guardar los cambios, en la parte inferior derecha de la pantalla. Si se elige la
plantilla normal.dot, los cambios afectarán a todos los documentos.
18. No me gusta la extensión.DOC
"Word 2000" añade la extensión .DOC a los documentos que se guardan. Incluso aunque se
utilice una extensión propia, por ejemplo, carta.mia, "Word" lo almacena como carta.mia.doc.
Para evitar esto, hay que escribir el nombre del archivo entre comillas: "carta.mia.doc".
19. La fecha siempre al día.
Una dificultas muy común consiste en escribir una carta y no saber cuándo se va a enviar. Sin
embargo, es posible utilizar un comando de "Word" que actualiza automáticamente la fecha,
copiándola del reloj. De esta manera, se puede imprimir cualquier día con la seguridad de que
aparecerá la fecha actual.
En Insertar, seleccionar la orden Fecha y Hora.
Elegir el formato de la fecha que se quiere utilizar. La carta se "actualizará automáticamente",
si la casilla con este nombre está activada.
20. Evitar las palabras complicadas.
En muchos textos, es frecuente teclear palabras muy largas que enlentecen el trabajo. "Word
2000" incorpora una función para reemplazar palabras por otras. Por ejemplo, en un proyecto
médico, resulta natural encontrar palabras como "esternocleidomastoideo". Es posible
reemplazarla por "est". Cada vez que se escribe esta última, "Word" coloca la palabra
correcta. Hay que tener cuidado de que la palabra abreviada no exista en la realidad, pues
podría dar lugar a diversas equivocaciones:
En el menú Herramientas, será necesario seleccionar la opción denominada Autocorrección.
Teclear la palabra abreviada en la casilla "Reemplazar:", y la palabra larga en la casilla "Con:".
21. Cómo activar el símbolo del euro.
Los teclados que incorporan el símbolo del euro todavía tardarán unos meses en hacerse
populares. Mientras llegan, basta con pulsar CTRL.+ ALT+ E para que aparezca en pantalla.
Si el símbolo de la moneda no se muestra correctamente, se debe actualizar las fuentes de
Windows. Pueden encontrarse en www.microsoft.com/typography/default.asp. En principio,
sólo las fuentes como Courier, Arial o Times New Roman lo soportan.
22. Cerrar todos los documentos al mismo tiempo.
En las anteriores versiones del procesador de textos, todos los documentos abiertos se
mostraban en una misma ventana. "Word 2000" utiliza una ventana para cada uno de ellos,
facilitando el acceso.
Si se pulsa la tecla MAYUS -mayúsculas- mientras se accede al menú Archivo, en el mismo
aparece una orden nueva: Cerrar Todo. Al pulsar en ella, se cierran todos los documentos
abiertos.
23. Cómo aprovechar el nuevo portapapeles.
"Office 2000" incorpora un portapapeles que almacena hasta doce textos o imágenes
independientes. La forma más rápida de hacerlo consiste en pulsar CTRL.+ C dos veces
seguidas.
Para copiar algo al portapapeles:
Seleccionarlo y pinchar en el icono "Copiar" de la ventana del portapapeles.
Para pegar un objeto:
Pinchar en el objeto a pegar, dentro de la ventana del Portapapeles.
Pinchar en el icono "Pegar todos" para pegar todos los objetos contenidos.
24. Crear hipervínculos.
A la hora de diseñar páginas Web, es indispensable añadir enlaces a otras páginas. "Word
2000" realiza esta tarea de una forma muy sencilla.
Seleccionar la palabra o frase a la que se va a añadir un hipervínculo.
En el menú Insertar, seleccionar Hipervínculo. También existe un botón llamado "Insetar
Hipervínculo" en la Barra Estándar que realiza la misma función.
En la casilla "Escriba el nombre del archivo o de la página Web", se debe escribir la dirección
completa, por ejemplo, www.hobbypress.es/PCMANIA. Cuando se sitúe el cursor en la
palabra, se convertirá en una mano y , al pinchar, se pondrá en marcha el navegador de
Internet para visitar la página Web citada.
25. Word 2000 e Internet.
La integración total de las herramientas on-line se aprecia al enviar un correo electrónico o
visitar una página Web. Es posible realizar estas dos tareas desde el procesador de textos,
sin necesidad de arrancar ninguna otra aplicación.
Enviar un correo electrónico:
Una vez escrito el texto, seleccionar la orden "Enviar a" del menú Archivo.
Pinchar en Destinatario de Correo. Se abre una ventana idéntica a la de Enviar un mensaje
nuevo de Outlook Express u Outlook 2000. Una vez seleccionado el destinatario, basta con
pulsar el botón Enviar para mandar el mensaje, si la conexión a Internet está activada.
Visitar una página Web:
a) En el menú Ver, seleccionar Barra de Herramientas y activar la casilla Web.
b) Aparece una nueva línea que incorpora los principales iconos de cualquier
navegador, como Adelante y Atrás, Favoritos, o Búsqueda en la Web.
26. Ajustar las páginas.
En ocasiones, se necesita ajustar un documento a un determinado número de páginas -por
ejemplo, una carta a una sola página-, o el texto termina en una página con tan sólo un par de
líneas. Para acoplar las líneas que sobran a la página anterior, Word 2000 dispone de una
función que selecciona el tamaño correcto de las fuentes.
a) En el menú Archivo seleccionar Vista Preliminar.
b) Pinchar en el icono Reducir hasta Ajustar.
c) Si el resultado obtenido por el usuario no es satisfactorio, basta con pulsar las
teclas CTRL.+ Z para deshacer los cambios.
27. ¿Se han infectado las macros con un virus?
Es una de las preguntas que los usuarios de "Office" se autoformulan con más frecuencia,
sobre todo si se intercambian documentos con otras personas. A veces, los síntomas de una
infección no son evidentes.
Estos son algunos trucos para descubrirlos:
-Los documentos se graban en lugares extraños, en vez de en la carpeta predeterminada.
-El texto no se puede grabar, en ningún caso, en otro formato distinto al actual.
-Los trabajos se guardan solos con nombres predeterminados.
-El idioma preseleccionado ha cambiado sin motivo aparente.
-Se desactivan algunas órdenes de los menús o barras de herramientas.
-Aparecen diferentes preguntas y mensajes extraños, pese a que no se ha ejecutado
voluntariamente ninguna macro.
-Desaparecen documentos grabados en el disco duro y los textos de ayuda, o aparecen hojas
adicionales en la hoja de cálculo.
En el caso de sufrir una infección, siempre es posible guardar el documento infectado en
formato RTF o TXT, que no aceptan macros, para después ejecutar un antivirus sin ninguna
complicación.
28. Macros personalizadas.
Diseñar macros es, sin duda, la mejor forma de extraer la máxima potencia de "Office 2000". A
modo de ejemplo, esta es una macro ofrecida por la propia Microsoft, que permite utilizar la
tecla Enter para cambiar de campo en la introducción de datos, en lugar de la incómoda tecla
TAB. La macro se crea pulsando las teclas ALT + F8 (ver cuadro 1).
29. ¿Vista cansada? No, gracias.
Muchos usuarios experimentan picores oculares y lagrimeo cuando llevan mucho tiempo
frente a la típica pantalla con fondo blanco y texto negro de "Word 2000". Según algunos
estudios, esas personas toleran mejor el fondo azul con letras blancas:
a) Seleccionar el menú Herramientas.
b) Pinchar en la orden Opciones.
c) En la solapa General, activar la casilla "Fondo azul, texto blanco".